Из этой статьи вы узнаете:

  • Чем отличается тайм-менеджмент для продавцов от обычного управления временем
  • Как настроить тайм-менеджмент для продавцов
  • Какие книги стоит прочесть про тайм-менеджмент для продавцов

Тайм-менеджмент для продавцов имеет целый ряд особенностей. Это отдельный большой список правил, который не является общепринятой «наукой управления временем». Далее разберем, чем же отличается тайм-менеджмент для продавцов от традиционной технологии эффективной организации рабочего времени.

Тайм-менеджмент успешных продавцов

Чаще всего продавцы действительно имеют проблемы с распределением времени. Существует мнение, что в России и странах постсоветского пространства западные методики могут не прижиться из-за разницы в менталитете: отсутствует такой педантизм, как у немцев, или оптимистичный настрой на успех, как у американцев.
Эти сомнения не лишены смысла. Но из любых правил всегда есть исключения. В нашем случае это «высокоэффективные» люди.
Обратимся к области продаж. Здесь высокоэффективный продавец приносит значительную долю общей выручки, правильно распределяя свое время. Конечно, даже лучший продавец может совершать ошибки в планировании или реализации задуманного. Здесь важно использовать тайм-менеджмент, выставлять приоритеты и в первую очередь выполнять то, что обеспечивает благополучие и гарантирует финансовую стабильность.
Тайм-менеджмент для продавцов – это несложно. Но даже при тщательном планировании, как показывает практика, далеко не все планы поддаются реализации.

Что в первую очередь делают успешные продавцы? Они анализируют свое время.

  • Сначала продавец тщательно обдумывает, как рационально распределить свое время.
  • Затем он следит за временем, ищет моменты, которые являются поглотителями времени. Тайм-менеджмент называет их «черными дырами».
  • Потом продавец начинает работать с теми отрезками времени, которые используются не эффективно. Это могут быть нецелесообразные звонки по телефону, плохо организованная связь между отделами, внесение коллегами изменений в очередность задач, плохая коммуникация между сотрудниками, различные отвлекающие моменты, бессмысленные разговоры.

Время бесценный невосполнимый ресурс. Не забывайте об этом, как и о том, что времени всегда будет не хватать. Именно поэтому эффективный продавец нацелен на то, чтобы контролировать свое время, и в полной мере использовать правила тайм-менеджмента в своей работе.

11 советов о том, как настроить тайм-менеджмент для продавцов

Один из самых важных навыков любого менеджера по продажам – это умение планировать. Вы не можете правильно расставить приоритеты, продумать и выполнить план работы и постоянно пребываете в цейтноте? Тогда вы, скорее всего, не подходите для этой должности и должны либо сменить специальность, либо повысить свою квалификацию.

Тайм-менеджмент для продавцов – это система, которая помогает управлять поступающей информацией. Помните, любая система управлением временем в сфере продаж однозначно лучше полного ее отсутствия. Поэтому приобретение навыка эффективного управления временем сводится к тому, чтобы сделать для себя удобную и понятную систему сбора данных о покупателях, сделках, проектах, событиях, целях и начать ее использовать. Для этого существует ряд инструментов. Это как минимум CRM-система, календарь, список дел. Не забывайте, что данные инструменты работают лишь в том случае, если вы своевременно вносите туда актуальную информацию и регулярно ее анализируете.

  • Планируйте все важные события заранее и обязательно вносите их в календарь.

К таким событиям относятся все, что привязаны к определенному времени, например, это могут быть встречи. Или события, которые должны быть выполненными в обозначенный срок и требуют на реализацию значительное количество времени – полчаса, час.

  • Любое запланированное дело важнее спонтанного.

Появление важного и срочного дела в то время, когда вы готовитесь выполнять запланированную работу, негативно скажется на эффективности процесса. Вы легко сможете вернуться к новой задаче сразу после завершения той, которая стоит у вас в плане на данный момент. Совершенно нормально сказать клиенту, что вы перезвоните ему после совещания. Это возможно и в том случае, если совещания нет, а вы просто в этот момент готовите документы для другого заказчика. Ведь именно в данный момент вы настроены на то, чтобы выполнить запланированную задачу и с упоением сверяете нужные наименования прайс-листа с остатками на складе. И если вы отвлечетесь, то потеряете время на то, чтобы переключиться между задачами. Спросите у клиента – насколько срочный у него вопрос и может ли он подождать полчаса до вашего звонка.

  • Создавайте определенные группы задач.

Тайм-менеджмент для продавцов в значительной степени эффективен при группировке задач по типам. Это значительно сокращает время на переключениях. Предположим, вам в течение двух часов надо перезвонить нескольким клиентам и написать три предложения. Сгруппируйте задачи – сначала вы звоните клиентам, потом пишете предложения или наоборот. Если вы будете выполнять задачи в таком порядке без перемешивания, то благодаря концентрации на определенной теме сможете сэкономить примерно 20 % своего рабочего времени.

  • Не стоит жестко планировать более 30–40 % рабочего времени.

Тайм-менеджмент для продавцов содержит рекомендации о необходимости оставлять достаточно времени для незапланированных дел, которые появляются в любой деятельности. Если у вас вдруг появится свободное время, вы всегда сможете посвятить его работе со своим списком дел.

  • Старайтесь делегировать неприоритетные задачи тем, кто с ними успешно справится.

Чаще всего в каждом отделе продаж есть не только продавец, но и ассистент, который работает с бумагами. Вы можете построить свои отношения с ними так, что ваши документы всегда будут обрабатываться первыми. Наверняка ваше время стоит дороже небольшого презента этому сотруднику.

  • Помните о воронке продаж.

Каждую неделю продавец должен добавлять в нее определенное количество клиентов, чтобы через период, равный циклу сделки, не получить резкий провал в объеме продаж. Наполнение воронки – это одна из важнейших задач для любого продавца.

  • Создайте точку сбора всех дел.

Тайм-менеджмент для продавцов гласит: если у вас появилось новое дело, не держите его в голове, сразу же поместите его «в точку сбора». Лучше, если это будет то, что у вас всегда под рукой – телефон или блокнот. Использовать смартфон удобнее, так как он всегда под рукой и позволяет синхронизировать списки между всеми девайсами.

  • Не забывайте просматривать списки дел.

Как только у вас освободилось немного времени, пробегитесь по списку дел. Перенесите важные задачи в календарь, срочные задачи – в список обязательных дел на сегодня.

  • Старайтесь автоматизировать свою работу.

Продавец не должен загружать голову излишней информацией, это повышает риск потерять нужные данные. Чтобы избежать ошибок, используйте CRM-систему. Если в вашей фирме не используют специализированные программы по продажам, то вы, как продавец, можете сделать для себя понятную систему, которая позволит работать с клиентами. Самое трудное – это начать работать систематизированно. Как только это войдет в привычку, работа будет выполняться намного эффективнее.

  • Прочитайте книги по управлению временем.

Если вы не любите читать книги, запишитесь и пройдите тренинг «Тайм-менеджмент для продавцов». Наверняка вы узнаете много интересного и полезного для себя.

  • Последний и главный совет – начните применение этих правил уже сегодня!

Начните использовать эти советы уже сегодня, распечатайте правила, пусть они будут у вас перед глазами. Это будет отличный первый шаг.

Тайм-менеджмент для продавцов на практике

Что должно входить в план рабочего дня, если вы менеджер по продажам? Давайте попробуем спланировать ваш день, чтобы понять, что это действительно необходимо и важно. Тайм-менеджмент научит планировать работу любого сотрудника отдела продаж. Хотя знания об управлении временем не будут лишними и другим сотрудникам компании, поговорим в первую очередь о продавцах.

Задачи могут быть «жесткие» и «гибкие». Задачи, которые привязаны к определенному времени тайм-менеджмент называет «жесткими». Это могут быть:

  • рабочая планерка утром и вечером;
  • встречи или телефонные звонки, назначенные на определенное время;
  • тренинги, бизнес-семинары;
  • совещания.

«Гибкие задачи» не имеют четко определенного времени исполнения, но имеют крайний срок. Тайм-менеджмент для продавцов позволяет решать такие задачи в любое свободное от выполнения «жестких задач» время без изменения конечного срока:

  • составление отчетной сметы, общение по электронной почте, оформление документов;
  • если продавец имеет право заниматься самообразованием в рабочее время, то это может быть чтение книг, статей или просмотр видео;
  • внесение новых данных в CRM;
  • написание коммерческого предложения и т. д.

Если продавец затянул с решением «гибкой» задачи и до конечного срока остается время ровно на ее исполнение, задача меняет статус и становится «жесткой».

Внесение жестких задач

В первую очередь тайм-менеджмент для продавцов рекомендует включить в планирование дня решение «жестких» задач.
Внесение жестких задач
Такие задачи необходимо вносить в план на день, неделю, месяц по мере того, как они появляются. Поэтому лучше всегда носить с собой ежедневник и не забывать про CRM-систему. При перенесении «жесткой задачи» на другой день CRM-система сделает этот процесс проще, вам не придется тратить время на повторное ее создание.
Когда вы создаете задачу, тайм-менеджмент для продавцов рекомендует учитывать время, которое необходимо на полное ее выполнение. Если у вас назначена встреча, учтите также время на перемещения, перерывы, ведь вам нужно проанализировать итоги одной встречи и мысленно подготовиться к следующей. При несоблюдении этого правила вы сорвете дедлайн, и ваш выверенный план может стать приблизительным.

Внесение «гибких» задач

При планировании «гибких» задач их нужно разделить на несколько групп по степени срочности и оптимальности решения. Самые срочные задачи продавец вносит в первое освободившееся от «жесткой задачи» временное окно.
Тайм-менеджмент для продавцов определяет оптимальность решения задач в зависимости от времени, которое тратиться на их решение. К примеру, самое лучшее время для телефонного звонка – утро, если продавец должен назначить встречу на сегодняшний день, и вечер, если продавец назначает встречу на следующий день. Поэтому тайм-менеджмент рекомендуют определить оптимальное время, когда продавец сможет совершить все звонки максимально результативно. Также подготовку к встречам эффективнее проводить непосредственно перед встречами, то есть решение этой задачи будет наиболее результативным в первой половине дня.
Если заполнить свободные от жестких задач временные отрезки «гибкими задачами», учитывая их срочность и оптимальность, то получим следующий план на день.
Тайм-менеджмент1
Тайм-менеджмент
В заключении хотелось бы напомнить, что тайм-менеджмент для продавцов рекомендует ежедневно осуществлять планирование своего рабочего времени.
Продавец должен ставить реальные сроки выполнения задач, чтобы не разрушить дальнейшую систему распорядка дня. Но с другой стороны стараться не растягивать их решение, чтобы выполнить максимальное количество запланированных дел.
Конечно, продавец может не выполнить задачу в определенный день по разным причинам. Поэтому тайм-менеджмент для продавцов рекомендует иметь список «гибких задач», которые могут заполнить образовавшееся свободное время.
Также поставленные задачи можно разделить на регулярные и нерегулярные. Регулярные продавец должен стразу же внести в ежедневный план.
Заниматься планированием стоит осмысленно, не ради проформы. Продавец должен понимать важность составления и соблюдения ежедневных планов, поэтому нужно учитывать специфический тайм-менеджмент для продавцов и ставить реальные сроки выполнения работы.

Какие книги рекомендуют прочесть продавцам по тайм-менеджменту

  1. Евгений Колотилов, Андрей Парабеллум. «Удвоение личных продаж. Как менеджеру по продажам повысить свою эффективность» (издательство «Альпина Паблишер»). Основная мысль, которую хотят донести до читателей авторы книги, – эффективность профессионального продавца прямо пропорциональна времени, которое он тратит на продажи.
  2. Петр Людвиг. «Победи прокрастинацию!». Чешский психолог и специалист по личностному развитию, опираясь на свой практический опыт, рассказывает о техниках борьбы с прокрастинацией.
  3. Лора Вандеркам. «Книга о потерянном времени». Это книга, в которой о тайм-менеджменте автор рассказывает «независимым профессионалам» – фрилансерам и индивидуальным предпринимателям, которые, так же как и их коллеги в офисах, испытывают немало затруднений при планировании рабочего времени.
  4. Джош Дэвис. «Успеть за 120 минут: как создать условия для максимально эффективной работы». Автор, на основе многочисленных исследований в области нейробиологии, объясняет, как два часа наиболее продуктивной работы и эффективный отдых оказываются значительно результативнее привычных нам восьми непрерывных рабочих часов от начала и до конца трудового дня.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

До новых встреч!