Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие бывают виды поглотителей времени
  • Как выявляют поглотителей времени
  • Каковы основные поглотители рабочего времени и как с ними бороться
  • Как оптимизировать поглотителей времени

Поглотители времени в тайм-менеджменте – это обстоятельства, которые оборачиваются нецелевой тратой времени. Под целевым же расходованием подразумевается время, которое пущено на движение к обозначенным целям. В связи с этим хронофаг (поглотитель времени) съедает не только время, но также возможности, цели и силы на их достижение. По этой причине необходимо не только обозначить поглотителей времени, но и по максимуму им противостоять. Таким образом получится избежать лишних временных трат и приблизиться к решению поставленных задач.

Виды поглотителей времени

Наиболее часто поглотители времени – это производная нашей жизни. Это и плохо, и хорошо. Плохо – потому что время съедается. А хорошо потому, что подобные хронофаги можно ликвидировать самостоятельно. Итак, какие же их виды различают?

  • Неконтролируемые хронофаги. Время в пути, автомобильные пробки, сидение в приемных, очередях и др. Чем больше народу задействовано в процессе, тем чаще рождаются неконтролируемые поглотители времени. Скорее всего, вам случалось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу. К несчастью, культура обращения со временем в нашем обществе еще не выработана.
  • Контролируемые хронофаги. Допустим, поглотитель – это время на утренние процедуры. Согласитесь, что если необходимо выйти из дома через 15 минут, то понадобится как раз 15 минут, чтобы быть готовым. Если запланировано выйти через час, то сборы займут именно час и ни минутой меньше. Урезайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для подавляющего количества людей.
  • Непрогнозируемые. Вы попали в аварию. И неизвестно, через сколько прибудет эвакуатор. Либо вы вошли в приемную – и стало известно, что начальник срочно отправился на объект. С непрогнозируемыми поглотителями времени лучше справляться одним методом, избранным заранее. Самый общий – электронная книга. Можно просто брать ее с собой и при обнаружении поглотителя времени применять книгу как ответное оружие.
  • Прогнозируемые. Вам доподлинно известно, что на пути встретится пробка, которая отнимет несколько часов. Либо вы в курсе, что в приемной нужно будет дожидаться приглашения минимум четверть часа. Важно представлять, сколько точно отнимет поглотитель времени, для того чтобы продумать атаку и продуктивно его победить. Прогнозируемые хронофаги замечательны тем, что можно с пользой взаимодействовать с ними для самых разнообразных целей: от отдыха до самообразования.
  • Индивидуальные хронофаги. Определяются нюансами характера, привычными приемами организации времени. Кто-то медленно «раскачивается» и теряет время еще до работы над задачей. Кто-то не в силах принять решение из-за сомнений и боязни ошибиться. При этом уходит чересчур много времени на то, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-20 перекуров в день, добавляя к ним беседы с коллегами и чаепития. Это те поглотители времени, которые созданы самим человеком. Сложно даже представить, что уходит в данной ситуации. К сожалению, не только время. Есть один положительный момент – данные хронофаги контролируемые. Над ними можно одержать победу волевым усилием.

Анализ поглотителей времени: два шага к выявлению хронофагов

Шаг 1. Упражнение на пожирателей времени

Дополните утверждения, расположенные ниже, всеми возможными вариантами:

  • «Я ощущаю неудовлетворенность и опустошенность после …»;
  • «Я зря трачу время на …»;
  • «Чаще всего перед началом работы я …»;
  • «Я мог бы делать что-то более полезное вместо …»;
  • «Я отвлекаюсь по ходу работы на …».

А теперь сформируйте собственный список поглотителей, чтобы перейти к шагу № 2.

Шаг2. Хронометраж

Это весьма сложная практика поиска хронофагов в психологическом отношении. Ведь она открывает человеку много правды о нем самом. А правду о себе редко кто хочет знать, тем более в полном объеме. Однако чем скорее вы ее узнаете, тем сильнее поменяется ваше отношение к бесполезным делам. У вас получится очень быстро отказаться от многих поглотителей времени.
Необходимо провести подробный хронометраж нескольких дней с момента пробуждения до отхода ко сну. То есть выявить хронофагов, осуществить измерение того, какими делами вы заняты, и сколько каждое из них занимает времени. Как бонус: взглянуть на свою полную карту времени и затрат энергии в течение дня.

Хронометраж удобно вести как в письменном виде (допустим, в маленьком блокноте, который удобно положить в карман), так и с помощью смартфона. Не нужно искать специальные приложения для этой задачи. Их так много, что можно потеряться. Это совсем ни к чему. На это будет потрачено лишнее время, а необходимого результата достигнуть не получится, поглотители не найдутся.
Что необходимо делать, чтобы выявить хронофагов, составить подробный и полный хронометраж дня/недели? Проснулись – сразу зафиксировали время. А после этого при переходе к другому занятию сначала записываете время этого перехода, а потом обозначаете новое дело. Это очень просто.

В результате получится что-то наподобие вот такого списка:

  • 8:00 – проснулся;
  • 8:03 – отправился чистить зубы и умываться;
  • 8:15 – приготовление завтрака;
  • 8:30 – завтрак;
  • 8:52 – дорога на работу.

И в том же духе на протяжении нескольких дней, а лучше – недели.
Так у вас получится выяснить, на что и сколько времени уходит ежедневно. И на базе данных сведений вы уберете поглотителей времени.

Главные поглотители времени и способы борьбы с ними

  1. Компьютерные игры.

Для большого числа людей это – отчаянный поглотитель времени, так как это затягивает. Тем более когда игра действительно интересная.

Как бороться: заведите правило – игра, этот хронофаг, уместна лишь как поощрение за выполненное полезное дело. Идет в ход она лишь вечером, после всех дел. В данном случае поглотитель останется, но хотя бы дел будет выполнено больше. Однако это не спасет от позднего отхода ко сну.

  1. Социальные сети.

Зачастую в ходе рабочего дня люди любят заглянуть, что написали друзья, какие новые фотографии разместили. В результате начинается щелканье мышкой по всему, что подвернется под руку, и конца этому не видно. Как вариант – социальное болото, этот поглотитель времени, затягивает перед сном. И запланированные 5 минут иногда вырастают в часы. Следствием этого хронофага бывают разбитость, рассеянное внимание, недосып, а значит абсолютно непродуктивный день.

Как бороться: обзаведитесь полезной привычкой проверять соцсети лишь в определенное время дня и только один-два раза в день. Если же делаете в них что-то важное – сосредоточьтесь исключительно на этом деле, не отвлекаясь на посторонние искушения и не превращая их в поглотитель.

  1. Постоянная проверка почты.

Это тот вариант хронофага, когда почта открывается сначала утром (на пару с соцсетями). После – когда человек приходит на работу. Потом еще десяток раз до обеденного перерыва. Потом еще несколько десятков раз после обеда, после возвращения домой и перед сном. Это, естественно, крайний вариант, однако среди поглотителей встречается и он. Это то же самое, что каждые пять минут подбегать к дверному глазку.

Как бороться: проверяйте и обрабатывайте почту в конкретное время один-два раза в день. Ничего никуда не убежит. Случится что-то экстренное – с вами свяжутся по телефону. Главное: разбирайте почту сразу же, а не просто смотрите, от кого какие письма пришли. Не превращайте ее в поглотителя. Это отдельное дело, аналогичное уборке дома либо рабочего стола. Вы же не убираете сегодня одну комнату, а на следующий день – другую?

  1. Веб-серфинг.

Случается, что начинаешь искать что-то одно, а обнаруживаешь себя абсолютно в другом месте. А потом – уже в другом. И уже сложно вспомнить, с какой целью полез в поиск. Интернет – вещь безграничная. В отношениях с этим поглотителем гораздо сложнее по сравнению с реальной жизнью быть сосредоточенным и не отвлекаться на посторонние вещи.

Как бороться: ни в коем случае не залезайте в Сеть, этот хронофаг, без конкретной цели. Сначала определите, для чего вы открыли браузер, что необходимо найти. И забудьте о существовании всего остального, не превращайте Интернет в поглотитель времени. Отыскали – сразу сверните либо закройте браузер, пока взгляд не зацепился за что-нибудь любопытное.

  1. Телефон.

Не последнюю строчку в перечне поглотителей времени занимает телефон. При грамотном его применении он служит эффективным средством связи. Однако часто просто отнимает время, превращается в хронофаг. Согласитесь, тяжело сконцентрироваться, когда от дел все время отрывают телефонные звонки.

Как бороться: один из аппаратов в офисе должен служить исключительно для приема звонков. Это даст возможность любому клиенту быстро связаться с фирмой. Время для деловых переговоров тоже должно быть определено отдельно. Допустим, это может быть конец рабочего дня.

  1. Развлекательный контент.

Интернет в принципе является весьма значимым поглотителем временем, если не использовать его правильно. А развлекательный контент занимает особое почетное место в семействе хронофагов. Ведь там всегда есть что-то из категории «рекомендуемое» либо «подобное». Эти моменты снабжают очередными порциями для бесполезной траты времени.
Особенно опасен развлекательный контент в случае, когда и без него делать что-то нет желания или не выспался. В данной ситуации он превращается в беспощадного поглотителя времени.

Как бороться: данный хронофаг применяем только как поощрение за сделанное дело, исключительно после всех дел. Есть желание отдохнуть во время работы – выйдите на свежий воздух. Это будет более полезным и приятным вариантом для быстрого восстановления сил и переключения.

  1. Болтовня и сплетни.

Этот поглотитель времени – одно из самых любимых у офисных служащих. Они не пропускают возможности потрепаться и скоротать так рабочий день. И каждый из них систематически разгребает завалы, забирая работу домой и засиживаясь допоздна.

Как бороться: избегайте сплетников и болтунов. Если же кто-то из них становится хронофагом, все время отрывает от дел и надоедает, просто научитесь отказывать. Говорите, что сейчас вы заняты. Сразу задавайте вопрос: человек пришел к вам по делу или просто поговорить и т. п. В таком случае они очень быстро выберут себе другой объект для пустой траты времени, а вы избавитесь от поглотителя.

  1. Бумажная работа.

Несмотря на то, что на данный момент хорошо развиты электронные средства связи, работа с различными бумагами по-прежнему является значимым хронофагом. Люди вынуждены составлять договоры, заполнять декларации, писать письма.

Как бороться: все документы нужно архивировать. Это позволит избежать накопления лишних и неучтенных бумаг, а также нескольких копий одного документа. Они не будут превращаться в поглотителя. Корреспонденцию необходимо регистрировать. Начинайте работать над документом лишь после того, как выполнена предварительная работа, понятен план изложения материала.

  1. Борьба с последствиями, а не с причинами.

Еще один поглотитель времени – это борьба со следствием проблемы вместо ликвидации ее причины.

Как бороться: во-первых, продумывая дела на будущую неделю, нужно обозначить резерв времени. Он может и не понадобится, если не произойдет ничего, выходящего за рамки плана. В случае же нештатных обстоятельств можно будет использовать это заранее предусмотренное время. Во-вторых, коль скоро какая-то проблемная ситуация случается не впервые, необходимо задуматься, что именно служит ее причиной, почему она становится хронофагом. Поразмыслите, с каким фактором связаны трудности: с людьми, ресурсами либо чем-то иным. Потратив один раз время и ликвидировав причину затруднений, можно будет не воевать с ними в будущем и избавиться от поглотителя.

  1. Ненужные размышления.

Это тот случай, когда человек много думает, вместо того чтобы приступить к действиям. Либо когда он больше готовится к какому-то делу, нежели выполняет его. Эта ситуация иногда обрастает крайностями и становится поглотителем. Человек перебирает все вероятные пути развития событий, переживает, страдает, просчитывает ходы. А потом в реальности все оборачивается совсем не так, как он думал. И ведь в данном случае уходит не только время. Хуже: тратится жизненная энергия.

Как бороться: меньше думать – больше делать. Это лучший выход для данного хронофага. Просто как можно быстрее переходите к действиям. Не имеет значения, что вам предстоит выполнять. В подавляющем числе случаев все равно все пойдет совсем не так, как вам казалось.

  1. Потребление ненужной информации.

Вот две причины данного поглотителя времени. Допустим, человек изучает тему 1, у которой есть смежная тема 2. И он начинает активно изучать тему 2, несмотря на то что на данный момент она совсем не актуальна, а информация по ней никак не будет задействована.

Как бороться: прежде чем погрузиться в какую-либо тему, стоит проверить, что она на самом деле будет использоваться в реальной жизни в каком-либо варианте. Коль скоро очевидного приложения каких-либо сведений незаметно, то не стоит даже с ними работать и создавать еще одного поглотителя.

  1. Дорога.

К этому хронофагу относится любое время в пути, на любом транспорте. У подавляющего числа людей это время теряется. А ведь в ходе него столько всего можно сделать. Здесь выбор весьма богат.

Как бороться: задействуйте время в пути для отдыха, для изучения рабочих материалов, для самообразования. Необходимо всегда иметь с собой что-то, чем можно будет с пользой занять время в пути и уничтожить поглотителя. А появится желание набраться сил и отдохнуть – никто не в силах будет этому помешать.

  1. Лишние встречи и поездки.

Здесь идет речь не только о рабочих моментах. В повседневной жизни тоже встречается данный поглотитель. Допустим, вам понадобилась какая-то автомобильная запчасть. И вы отправляетесь по магазинам, чтобы в каждом уточнить, есть ли она у них.

Как бороться: существует такая отличная вещь, как электронная почта и телефон. С помощью них можно решить большую часть задач, избежав таких поглотителей, как поездки и встречи. Особенно когда речь идет о работе.

  1. Беспорядок.

В первую очередь это касается компьютера. Казалось бы, что в нем такого? Ведь там все – на жестком диске, а не наложено в три слоя на рабочем столе. Однако эффект получается аналогичный – поглотитель в действии, быстро отыскать требуемое не получается.
Сейчас, когда информации очень много, когда ее становится все больше с каждым годом, совершенно недопустимо не уметь с ней работать и страдать от хронофага. То есть группировать, структурировать, распределять по удобным для будущего взаимодействия местам.

Как бороться: порядок освобождает время. Всегда держите все в максимальном структурированном и упорядоченном виде (конечно, без фанатизма). Особенно тщательно избавляйтесь от лишнего и устаревшего: документов, файлов, распечаток, бумаг и др.

  1. Выполнение нескольких дел одновременно.

Это – неочевидный поглотитель. Ведь создается впечатление, что, наоборот, получится успеть больше и сразу. В реальности же это совершенно не так. Человек только больше суетится, больше тратит сил. А по времени в лучшем случае получается так же, как если бы дела шли по порядку. Обычно – дольше.

Как бороться: будьте последовательны. Занимайтесь только одним делом в один момент времени. И выполняйте его до конца. После переходите к следующему и закрывайте его так же полностью. Конечно, существуют исключения, при которых глупо не поставить в параллель несколько процессов. Однако это – достаточно редкий случай.

  1. Коллеги и друзья, которые отвлекают.

У каждого человека такие люди есть (или были когда-то). Они способны позвонить в любое время и нести какую-то чепуху. А вы станете поддерживать беседу, не замечая, как уходит драгоценное время. И часто от поглотителей тяжело отвязаться.

Как бороться: сразу задавайте вопрос: по делу звонок или нет. Если нет – договаривайтесь связаться с хронофагом позже и сразу вешайте трубку.

  1. Неспособность сказать «нет».

Этим коротким словом можно избежать многих проблем и сохранить годы своего времени. Однако вас просят сделать что-то, чем вы заниматься не хотите. А отказать вам еще труднее, чем выполнить просьбу. В результате вы теряете массу сил, тратите на выполнение просьбы свое время и попадаете под власть поглотителя. А в конце еще и обвиняете себя в слабоволии.

Как бороться: научитесь отказывать – это очень просто. Попробуйте как-нибудь целый день отвечать «нет» всем по любому поводу. И ничего не объясняйте. Просто «нет» – и все. И у вас пробьет плотину. На следующий день вы уже легко сможете отказать там, где это будет уместно.

  1. Отсутствие планирования.

Речь идет о планировании на всех промежутках и уровнях. Если вы совсем не планируете, то вы априори тратите свое время направо и налево. В вашей жизни есть еще один поглотитель. Ведь вы не в состоянии ясно понимать, что существенно, а что – нет. В связи с этим вы действуете как правило по обстоятельствам, плывете по течению.

Как бороться: начинайте внедрять планирование. Хотя бы изучите самый простой алгоритм управления временем.

  1. Неясность цели или ее полное отсутствие.

Это – как корабль в безбрежном океане. Без маяка, без компаса и с такими тучами на небе, что ни одной путеводной звезды не разглядеть. Какова вероятность у такого корабля в принципе добраться до пункта назначения? Речь уже не идет о том, чтобы оказаться там по расписанию.
Аналогичная ситуация складывается, когда цели не обозначены или в принципе отсутствуют, а человек живет исключительно одним днем, сам создавая очередного поглотителя.

Как бороться: пропишите видение вашей жизни. Обозначьте в ней главные и второстепенные цели. Зафиксируйте их на отдельном листе. А после – каждое утро просматривайте их. И вы увидите, как очень быстро многие поглотители времени уйдут из вашей жизни.

  1. Спешка и суета.

Создается впечатление, что чем быстрее делаешь – тем быстрее выполнишь. Однако это не так. В суете и спешке человек допускает массу недочетов, которые необходимо переделывать и исправлять. И времени вместе с силами в итоге уходит гораздо больше, а хронофаг набирает силу.
Можно легко проверить. Попробуйте набрать одну страницу текста на компьютере как бы на скорость. А потом – спокойно. Потом сравните, что вам понравилось больше и где получилось проще и быстрее.

Как бороться: ни в коем случае не суетитесь и не стремитесь выполнить что-то быстро. Наоборот, старайтесь дышать глубже и работать как бы в замедленном режиме. Это весьма сложно. Но когда вы овладеете этим подходом, продуктивность увеличится в разы, а уставать вы будете ощутимо меньше. Хронофаг будет побежден.

Как еще может вестись борьба с поглотителями времени

Метод 1. Беспощадное истребление монстров, которых вы сами и порождаете.

Сколько на самом деле требуется времени для поездки домой, уборки, выполнения задания начальника, покупки продуктов на неделю? Вот столько и тратьте! Конечно, выбирать необходимо по максимуму эффективный подход к выполнению намеченных дел. Через каждый час работы можно делать перерывы на 15 минут. Однако все прочее время – только на дело, только движение к цели! Никаких хронофагов!
На все приятные, но лишние моменты выделяйте строго ограниченное и абсолютно свободное от нужных дел время. После, когда вы научитесь себя контролировать, подобные суровые меры борьбы с поглотителями уже не понадобятся.

Метод 2. Умение говорить «нет».

Умение отвечать «нет» – это сложный социальный навык. Очень трудно произносить «нет» без того, чтобы его услышали без отрицательных последствий. Стремление оградить людей от негативных чувств определяет наше поведение. Желание удовлетворить все запросы приводит к попытке быть «всем для всех», становится поглотителем.
В работе отвечать «нет» еще труднее. Ведь нужно иметь в виду ряд дополнительных моментов: кто просит, о чем просит, для кого и что просит, что я могу получить либо не получить в случае отказа/согласия и т. п. В результате не останется ни одного коллеги, довольного вашими поступками. А вы утратите контроль над своим пространством и временем. В подавляющем числе ситуаций мы отвечаем «да», рассчитывая на «авось» либо «потом как-нибудь сделаем». Или же сделаем «как надо» за счет «семейного или личного времени».

Перед тем как определиться с ответом на какой-либо «запрос вашего времени», нужно уточнить источник запроса (кто просит: шеф, коллега, подчиненный, клиент, главный руководитель и др.). Потом нужно изучить выгоды и риски этого запроса (что необходимо выполнить, что хочет и т. д.). Необходимо прояснить собственные приоритеты и ресурсы и только после этого отвечать.
В случае, когда отвечать необходимо сразу, нужно взять короткую паузу. Можно предложить дать ответ через какое-то время или выиграть 20-30 секунд, проверяя свой план либо уточняя что-то у работников (на самом деле вы осуществляете экспресс-анализ «запроса»).

Метод 3. Минимизация негативного воздействия пожирателей времени, которые вы не можете контролировать и/или прогнозировать.

Приготовьте заранее аудио- либо электронную книгу, которая послужит для саморазвития. Запланируйте на подобное временное окно важный, однако не срочный звонок. Необходимое, однако не слишком важное дело. Тогда у вас получится эффективно использовать каждую освободившуюся минуту и победить поглотителей.

Как оптимизируются поглотители времени

Поглотители времени, которые поддаются оптимизации.

Время в командировках

Необходимо правильно расходовать командировочное время. В данном случае не стоит расслабляться. Несколько простых советов против хронофагов:

  • запланируйте отдых и работу на вечер. Допустим, типовой сценарий отдыха: ужин, получасовая прогулка, полчаса – спокойная книга. Коль скоро работа в командировке была связана в основном с людьми и отняла много эмоционального ресурса, книгу лучше выбрать не художественную, а спокойно-интеллектуальную. В случае, если командировка длительная – обратите внимание на тренажерный зал, бассейн, солярий. Работа на вечер – предпочтительнее умственная, а не эмоциональная (с цифрами, бумагами и пр.). Принцип тот же, что и в отдыхе: за рабочий день вы, вероятнее всего, израсходовали много эмоционально-энергетических ресурсов;
  • заведите командировочный комплект – пакет с нужными техническими мелочами (швейный набор и др.) и гигиеническими принадлежностями (бритва, расческа, зубные щетка и паста и пр.). В данном случае остановите свой выбор на максимально компактной и легкой таре (не тяжелый шариковый антиперспирант в стекле, а легкий сухой в пластике и т. п.). Полезно будет приобрести второе зарядное устройство для мобильного и положить туда же. Главное преимущество подобного комплекта – экономия времени при сборах, победа над поглотителем. Вам не нужно будет искать расчески и зубные щетки. А по возвращении не нужно будет вынимать их из чемодана и раскладывать по местам. Командировочный комплект – это гарантия того, что все нужное будет при вас. Также он позволит уменьшить занимаемый объем и снизить вес;
  • запаситесь избытком информации. Как и в случае с планированием встреч, не забудьте зафиксировать все мыслимые и немыслимые контакты (секретаря, контрагента, его зама, диспетчерской, которая отправит за вами машину, и др.), номер брони и адрес отеля и т. п.;
  • никакого багажа в самолетах. Выберите дорожный чемодан оптимальных габаритов. Он должен вмещать все нужное, однако проходить в качестве ручной клади. Так вы сохраните уйму времени на манипуляциях с багажом и убьете еще одного поглотителя.

Время в транспорте

Среди самых часто встречающихся поглотителей времени – промежуток, который люди тратят в машине или общественном транспорте. У жителей крупных городов жизнь тоннами уходит в эту пучину. С этим можно бороться. Не надо превращать дорогу в кару небесную. Несколько способов использования транспортного времени:

  • отдыхайте – если действительно отдыхаете. Данное решение не менее удачно с точки зрения войны с поглотителями, чем чтение. Но это должен быть подлинный отдых, осознанный выбор. Стоит уйти мысленно от всех проблем, включить любимую музыку и т. п.;
  • читайте или слушайте аудиокниги. Но берите не то, что случайно попалось, а заведомо приготовленную литературу. Лучше, чтоб книга была небольшого формата. В авто все чуть труднее, читать можно только в пробке. Тут в борьбе с поглотителями придут на подмогу аудиокниги. Художественных изданий в аудиоформате очень много. Бизнес-литературы меньше, но также достаточно;
  • учитесь. Допустим, осваивайте иностранный. Захватите карточки с лексикой: с одной стороны – слово, на обороте – русский вариант. Сделайте копию нескольких страниц из учебника и читайте в транспорте;
  • выбирайте нестандартные маршруты и время. Часто мы передвигаемся по привычке. Попробуйте выехать на полчаса раньше, выбрать иной маршрут и т. д. Успешные люди часто движутся нестандартным путем. Поэтому они и успевают то, что не дается другим. К транспорту это также относится;
  • делайте исходящие звонки. Если вы едете в машине, маршрутке или на такси, можно потратить это время на исходящие звонки. Конечно, для этой цели полезно держать список таких звонков на отдельном листочке либо в смартфоне. Кстати, в подобном режиме достаточно удобно «съедать лягушек» и бороться с поглотителем. Многие «лягушки» связаны именно с неприятными телефонными разговорами. Вы заперты в авто. Вниманию куда сложнее перескочить на другие вещи по сравнению с рабочим местом. Вы будете поражены, как много неприятных телефонных вопросов можно решить за полчаса езды;
  • обдумывайте конкретный список вопросов. Если вы не располагаете перечнем определенных вопросов для размышления (либо если ваши мысли – это неосознанная обработка появившейся только что идеи), то, вероятнее всего, абстрактные рассуждения – просто пережевывание одного и того же на холостых оборотах, без пользы и смысла. Гораздо полезнее иметь конкретный перечень проблем для обдумывания в транспорте. Еще момент – в ходе мыслительной деятельности обязательно нужно делать пометки в блокноте, чтобы не упустить ценные идеи.

Технические форс-мажоры

Факсы, машины и компьютеры – выходят из строя. Подобные ситуации могут стать достаточно серьезным поглотителем времени. Однако это не причина падать духом.
Первый план управления форс-мажорами – прекратить связывать с ними все подряд. Руководитель внезапно озадачил, и необходимо пересмотреть план дня – форс-мажор. Клиент опоздал на встречу – форс-мажор. Это не совсем к ним относится. Это просто-напросто изменчивость реальности. Чтобы с ней взаимодействовать, необходимо всего лишь освоить гибкое планирование. Форс-мажор, согласно определению, – это обстоятельства непреодолимой силы. Как быть с этими поглотителями?
Поломка техники – отличный повод разобрать завалы. Да, сейчас нет возможности готовить договор, создавать презентацию либо обзванивать клиентов по базе. Но разве для того чтобы размышлять, нужны принтер и компьютер? Или это не вы систематически жалуетесь, что не хватает времени на долгосрочные глобальные задачи? Вот и расправьтесь с поглотителем, прикиньте план вашего никак не рождающегося «важного, но не срочного» дела. Думать помешает волнение – конечно, ведь договор не оформляется. Выкиньте это из головы: все равно на данный момент сделать что-то со сломанной техникой вам не под силу. Если все-таки переживания никак не улягутся, займитесь хотя бы простой уборкой: на рабочем столе, в шкафах, в документах. Совершите телефонные звонки, особенно неприятные, которые откладываются изо дня в день.
Если без техники совсем никак, поищите альтернативные варианты борьбы с поглотителем. Где-то недалеко есть интернет-кафе с принтером? Почтовое отделение, в котором можно отправить факс? Уличный таксофон, с которого сегодня во все большем числе городов России можно успешно позвонить по межгороду?
Создавайте резервные копии информации. Технари называют это «бэкап». В грамотно управляемых фирмах IT-подразделение систематически создает резервные копии всей корпоративной информации. Однако даже оно не охватывает все.

Организация совещаний

Совещания – серьезный хронофаг. Потому что один час совещания – это 5, 10, 20 человеко-часов (в зависимости от числа присутствующих). Как уменьшить расход времени в данной ситуации:

  • уточните круг участников;
  • выберите формат совещания и не смешивайте различные варианты в ходе одной встречи;
  • определите продолжительность заседания и назначьте ответственного за время;
  • сформируйте перечень тем для обсуждения;
  • применяйте схемы;
  • организуйте обстановку, техническое оснащение и распространение информационных материалов;
  • зафиксируйте и разошлите принятые решения. Непременно обратитесь к этим материалам на следующем собрании. Коль скоро итоги обсуждений не зафиксированы – можно считать, что совещания в принципе не проводилось.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

До новых встреч!