Из этой статьи вы узнаете:

  • Что собой представляет благодарственное письмо клиенту
  • Когда и зачем писать благодарственное письмо клиенту
  • Как правильно написать благодарственное письмо клиенту
  • Как оформить благодарственное письмо клиенту

Для того чтобы сказать клиенту «Спасибо», зачастую мы пользуемся социальными сетями, мессенджерами, почтой. Однако нет ничего лучше, чем написать и отправить благодарственное письмо. Таким образом вы благодарите человека или целую организацию за то или иное действие, совершенное во благо вашей компании. Благодарственное письмо клиенту всегда действует эффективно, особенно тогда, когда его не ожидают.

Что представляет собой благодарственное письмо клиенту

Возможно, вы думаете, что благодарственное письмо – несерьезный и весьма мелочный ход со стороны вашей организации. Однако, выразив благодарность в письме за совершение покупки, совместную деятельность и прочее, вы вскоре можете получить неплохие «дивиденды».
Деловое общение не должно ставить жестких рамок между вами и потенциальным покупателем либо партнером. Поэтому вы можете проявить инициативу сами или направить благодарственное письмо клиенту в ответ на приглашение или поздравление.
Такая простая подача позволит вам получить поддержку со стороны сильных партнеров и коллег, приведет к успеху вашу компанию и бренд или закрепит начатое дело, будет способствовать упрочению деловых связей и послужит инструментом для развития.
По сути, благодарственным письмом вы выражаете свою признательность клиенту, целому коллективу или компании. Поводом может быть предоставленная услуга, оказанная помощь, сотрудничество и многое другое.
Благодарность адресуется непосредственно организации, руководителю, отдельным сотрудникам.
Благодарственное письмо в стандартной форме отражает такие позиции:

  1. Шапка с указанием адресата, которому вы хотите выразить свою признательность.
  2. Обращение к человеку, целой компании или организации.
  3. Текст с благодарностью.
  4. Реквизиты компании, от имени которой написана благодарность.

Когда и зачем писать благодарственное письмо клиенту

Благодарность выражается не только за оказанную помощь или выгодное сотрудничество. В зависимости от ситуации могут быть такие варианты:

  • публичный отзыв о вашей организации или компании;
  • услуги фирмы (это могут быть любые обучающие курсы или заказ какой-либо продукции);
  • покупка ваших товаров (если клиент купил много);
  • регистрация на электронном ресурсе (в таком случае вы можете направить благодарность на e-mail);
  • регистрация на рассылку (клиент по своему желанию подписывается на свежие новости вашей компании).

Этим списком можно не ограничиваться, так как вариантов для упрочения деловых связей очень много. Ситуация подскажет. Остальное зависит от вашего желания и проявленной инициативы.
Почему выгодно писать благодарственное письмо клиенту:

  1. Оно отражает ваше уважение непосредственно к человеку, а не к его бюджету и иным материальным ценностям.
  2. Человеческой памяти свойственно запоминать приятные моменты. Поэтому, выбирая между вами и конкурентами, клиент вспомнит о благодарственном письме и, не задумываясь, остановится на ваших услугах или продукции и воспользуется ими.
  3. Вы готовите отличную почву для дальнейшего крепкого взаимодействия. Таким образом, за ваше «Спасибо» разовый клиент может стать постоянным.

Как правильно написать благодарственное письмо клиенту

Правильно укажите имя клиента в приветствии

Исследования доказывают тот факт, что эффективность вашего обращения может свестись к нулю, если допущены ошибки в написании имени клиента. Чтобы этого не произошло, проверьте письмо несколько раз, особенно в самом начале.

Укажите причину написания благодарственного письма

Если вы напишете клиенту: «Спасибо за вашу покупку», то это не вызовет никаких эмоций у него, потому что такое обращение выглядит шаблонно. Напомните человеку, за какую именно покупку или услугу вы его благодарите. Ведь когда вы пишете благодарственное письмо клиенту, очень важен индивидуальный подход:

  • В первую очередь, искренность. Отразите ваш диалог в письме, который был во время покупки или при оказании услуги. Так человек поймет, что вы его помните.
  • Избегайте банальности, ваше сообщение не должно быть похоже на другие.

Добавьте несколько сопутствующих вопросов по контролю исполнения сервиса

Чтобы понять, довольны ли вашей услугой, товаром и прочим, удовлетворены ли все потребности, касающиеся вашей сферы обслуживания, в благодарственное письмо клиенту или переписку с ним желательно включить вопросы о качестве работы:

  • Выразите надежду на то, что вы отлично поработали с клиентом, и убедитесь, что его потребности удовлетворены. Предложите задать вопрос или написать предложение в адрес вашей компании.
  • Спросите, нуждается ли он в ваших услугах.

С большой вероятностью клиент выберет вас снова, а вы увеличите прибыль своей компании.

Включите название своей компании

Чтобы вас узнавали среди конкурентов, в благодарственном письме указывайте название компании, логотип и прочее.

  • При написании открытки укажите компанию, от лица которой направляется благодарность.
  • Благодарственное письмо, оформленное на фирменном бланке с логотипом компании, ничем не подкрепляйте.
  • В письме, отправленном по электронной почте, имя и логотип нужно разместить под своей подписью.

Используйте верное заключение

Именно в нем вы надеетесь на дальнейшее сотрудничество с клиентом. Заключение не должно быть слишком официальным, но и неформальным оно должно быть в меру. Советуем изучить, как можно завершить деловое письмо. Ведь каждой стране присуще окончание писем, отличное от других.

Подписывайте письмо от руки

Благодарственное письмо клиенту обязательно нужно подписывать вручную. Хотя подпись и находится в конце, этому стоит уделить повышенное внимание, чтобы заказчик ощутил индивидуальный подход.

Как оформить благодарственное письмо клиенту за покупку

Пишите письмо от руки

Очень важно, чтобы письмо, направленное в адрес клиента, было написано по вашей инициативе от руки, а не в стандартном печатном виде. Такой подход работает более эффективно, и вместо негатива, наоборот, достойно оценивается, принимается и не раздражает человека, как зачастую бывает с навязчивой рекламой. С таким письмом заказчик почувствует свою значимость и поймет, что вы его цените.

  • Не жалейте времени на оформление индивидуальных благодарственных писем. Если их действительно много, пусть вам помогут коллеги.
  • Если вы все же не можете написать благодарственное письмо вручную, постарайтесь подчеркнуть его индивидуальность иными способами. Например, указать имя клиента и поставить в конце подпись от руки.
  • Личные взаимоотношения уместно подкреплять в электронном письме. Главное – индивидуальность и искренность. Однако бывают случаи, когда письма воспринимаются как рекламный спам, тогда стоит потрудиться и оформить все вручную.

Используйте бланки для благодарственных писем

Благодарственное письмо клиенту можно оформить в виде открытки. Если в обращении вы используете всего несколько строк, остановите свой выбор на элегантной почтовой карточке. Это дополнительно подчеркнет значимость заказчика. Также можно применить и фирменный бланк.

  • Важно, чтобы письмо печаталось на плотной бумаге хорошего качества.
  • Открытки с благодарностью выбирайте уместные, соответствующие деловому стилю, в меру яркие, без лишних надписей и картинок. Главное, чтобы цветовая гамма соответствовала стилю вашей компании и достойно преподносила ее.

Вы также можете отправить подарок

Если вы хотите выделить себя среди конкурентов, то, помимо письма, благодарность можно выразить в виде небольшого полезного подарка, представляющего вашу компанию. Это необязательное условие, но многим вашим заказчикам будет приятно. Подарок непременно должен отражать сферу обслуживания вашей компании и ее профессиональный подход к каждому покупателю.

  • Сувениры могут быть разные: от магнитов до футболок.
  • Важно, чтобы презент не был дорогим, так как некоторые предприятия не принимают дорогостоящие подарки.

Как составить благодарственное письмо клиенту за сотрудничество

Самой главной целью благодарственного письма является отношение человека или целой организации к тому, как было оказано содействие или предоставлена услуга со стороны коллег, партнеров по бизнесу, компаний и т. д.

  1. Не используйте в благодарственном письме за сотрудничество официальный стиль, предпочтительно излагать свою признательность в свободной дружеской форме.
  2. Обязательно отметьте в письме, за что и почему вы благодарите получателя.
  3. Пишите о заслугах физического или юридического лица, которому вы выражаете признательность, в благодарственном письме это допустимо.
  4. Используйте фирменный бланк для оформления делового благодарственного письма. Не забудьте указать реквизиты вашей компании или организации, при необходимости руководитель может поставить печать и расписаться в письме.

Как написать благодарственное письмо клиентам: образец

Образец 1

Директору ООО «ФОГУС»

Хасанову Роберту Рафаиловичу

Благодарственное письмо.

ГК «Альтея» выражает искреннюю благодарность коллективу компании «ФОГУС» за оказание профессиональных услуг в области интернет-технологий. Смелый подход команды «ФОГУС» к решению вопросов продвижения сайта, профессионализм и чувство ответственности позволяют им достигать высоких результатов в своей деятельности.
Сотрудники компании «ФОГУС» показали себя надежными и компетентными специалистами, с которыми выгодно и приятно сотрудничать.
Богатый опыт в сфере интернет-технологий позволяет компании «ФОГУС» находить оптимальные решения для задач любого уровня сложности.
ГК «Альтея» благодарит коллектив компании «ФОГУС» за эффективную работу и добросовестный труд и выражает полную удовлетворенность плодотворным сотрудничеством.

Директор ГК «АЛЬТЕЯ»                                                                            Иванов Петр Борисович

Образец 2

Директору ООО «ПРЕМИУМ»

Перову Дмитрию Васильевичу

Благодарственное письмо.

ООО «КЕТАЛ» выражает искреннюю благодарность компании «ПРЕМИУМ» за оказание профессиональных услуг в области коммуникаций.
За время нашего сотрудничества компания «ПРЕМИУМ» показала высокий профессионализм в области развития коммуникационных технологий ООО «КЕТАЛ». Благодаря сплоченной работе и чувству профессиональной ответственности компания «ПРЕМИУМ» является надежным партнером в сфере коммуникаций.
Искренней благодарности и высочайшей оценки заслуживают пунктуальность, исполнительность и творческий подход к решению стандартных задач, которые проявили сотрудники компании «ПРЕМИУМ».
ООО «КЕТАЛ» благодарит компанию «ПРЕМИУМ» за высокие результаты нашего сотрудничества.

Директор ООО «КЕТАЛ»                                                          Михайлов Кирилл Робертович

Образец 3

Директору ООО «СТАНДАРТ»

Репину Алексею Игоревичу

Благодарственное письмо.

От лица компании «1С-Битрикс» выражаем искреннюю признательность и заслуженную благодарность компании «СТАНДАРТ» за профессиональную помощь в организации семинаров и вебинаров.
Ответственное отношение сотрудников компании «СТАНДАРТ» к поставленной задаче, их профессионализм и смелый творческий подход к работе делают сотрудничество с фирмой «СТАНДАРТ» комфортным, приятным и результативным.
Мы рады, что компания «СТАНДАРТ» является нашим надежным партером в области интернет-технологий. Надеемся, что наше плодотворное сотрудничество в будущем будет не менее эффективным.

Директор «1С-Битрикс»                                                           Пнев Виктор Валентинович

Вот и подошла к концу наша статья о том, как правильно написать благодарственное письмо клиенту. Искренне надеемся, что вы смогли найти в ней полезные идеи для своего бизнеса. Не исключено, что какие-то мысли стали для вас открытием, а что-то оказалось просто интересным фактом, расширившим понимание процесса сложных продаж. Какие из представленных моментов вам захотелось применить на практике? Насколько вы довольны тем, как идет ваш бизнес? Проанализируйте свои ответы на эти вопросы, тогда наша статья сможет оставить существенный след в вашем сознании.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

До новых встреч!